My name is David Hellmann
I do design & development and I love it.

Gestern habe ich mich dann endgültig für Remember the Milk entschieden und mir meinen Pro Account geholt. Jetzt sollte das ganze natürlich auch sinnvoll genutzt werden. Es sollte quasi ein System in die ganze Sache gebracht werden. Bisher hatte ich einfach Listen angelegt für verschiedene Dinge wie: Privat, Schule, Arbeit, Verein und und und. Doch irgendwann kommt es hier zu einem Listenchaos und man hat hier zisch Listen und im Grunde keinen Überblick mehr. Also mal ein wenig Google bemüht und da kamen die ein oder anderen Lösungsansätze zum Vorschein.

Smart Lists anstelle von normalen Listen

Remember the Milk kann deutlich mehr als einfach nur Listen anlegen und darin ein paar ToDo's zu posten. Mit Smart Lists kann man seine Listen dynamisch machen. Man trägt jetzt seine Aufgaben nicht mehr in irgendwelche Listen ein sondern nutzt im Endeffekt nur noch eine. Dort stehen dann alle Aufgaben drin. Jetzt legt man sich Smart Lists an um die Aufgaben automatisch in diese einordnen zu lassen. Klingt erstmal eher kontraproduktiv und viel zu kompliziert aber es klappt eigentlich ganz gut. Das ganze ist im Endeffekt auch wesentlich mächtiger wie wir später sehen werden. Grundvoraussetzung dafür ist, dass man seine Einträge alle ordentlich mit Tags versieht. Es gibt hierzu eine reihe von Anwendungsbeispielen wie man das am besten macht. Ich habe jetzt einen Mix aus mehreren davon den ich hier vorstellen möchte.

Tags richtig vergeben (Struktur rein bringen)

Man muss sich vorher klar überlegen wie man das ganze strukturiert sonst wird es später schwer wenn man mal mehr als eine Hand voll Aufgaben eingetragen hat. Man könnte natürlich einfach taggen wie folgt: Schule, Klausur, Deutsch. So hätte man drei Tags die auch ganz gut verständlich sind aber wird das ganze dann etwas komplexer ist da keine Übersicht mehr gegeben. Persönlich nutze ich jetzt folgende Struktur:

.tagName = Projekte
(Bsp.: .klausuren, .makebetterwebsites, .spielen)
Alle meine Projekte haben quasi eine "." vor den Projektname und somit sind sie leichter zu finden da sie immer zusammen stehen werden und markiert sind.

+tagName = Leistungen in den Projekten
(Bsp.: +design, +pflege, +monopoly)
Wenn ich jetzt das Projekt .makebetterwebsites habe und dort eine Aufgabe "Täglich zwei Seiten posten" gebe ich ihr noch das Tag "+pflege" mit. Somit haben wir die Aufgabe "Täglich zwei Seiten posten" im Projekt: ".makebetterwebsites" mit der Leistung: "+pflege".

@tagName = Kontext
(Bsp.: @home, @mac, @schule)
Diese Tags sind sind dazu da um Zusammenhänge darzustellen. Nehmen wir das Beispiel mit dem Projekt ".makebetterwebsites" mit der Leistung: "+pflege" und dort haben wir dann den Kontext "@mac". Was dann so viel heißt wie "Pflege Makebetterwebsites am Mac". :)

Was bringen die Zeichen (. + @) vor den Tagnamen?

Im Grunde ganz einfach. Dadurch werden die Sachen Gruppiert. Alle Projekt-, alle Leistungs- und alle Kontext Tags stehen zusammen. Somit hat man eine viel größere Übersicht und findet sich wohl auch schneller zurecht. Wie das ganze dann letztendlich ausschaut sieht man in folgendem Bild.

Smart Lists anlegen

Smart Lists sind schlaue Listen deren Inhalt dynamisch generiert wird. Wer einen Mac hat wird sie wohl schon kennen da aber meist unter dem Namen "Smart Folder". Der Sinn ist aber der gleiche. Bei Remember the Milk werden Smart Lists erstellt indem man Suchergebnisse speichert. Das ganze ist sehr komplex. Hier kann man sich mal anschauen wie und mit was man das perfekte Suchergebnis bekommen kann. Man kann das ganze auch in den Erweiterten Suchergebnissen zusammen klicken (siehe Bild)

Beispiele für Smart Lists

Wie gesagt habe ich mir ein paar Beispiele angeschaut und mir dann meine persönlichen Smart Lists erstellt. Hier mal eine das ein oder andere Beispiel was zeigen soll was alles möglich ist.

Es gibt eine Liste die keine Smart List ist und das ist die Default Liste, da wolle alle Aufgaben abgelegt werden die ich erstelle. Ausnahme sind Aufgaben die per Mail versendet werden, diese landen in der Liste "Eingang". OK, fangen wir an mit den Listen:

Name: .
Beschreibung: Die Liste "." ist meine Standard Liste für alle Aufgaben. Hier werden alle Aufgaben abgelegt. Man könnte Sie auch "alle Aufgaben" nennen oder sonst wie.

Name: !notTagged
Suchfunktion: isTagged:false
Beschreibung: Hier landen alle Aufgaben die noch nicht mit Tags versehen wurden. Grund dafür sind das die Aufgaben noch nicht zugeordnet werden konnten oder es einfach vergessen wurde. Hier hat man Sie dann schnell im Blickfeld und kann Sie nachträglich bearbeiten.

Name: <2weeks
Suchfunktion: not(tag:-someday) (due:never or dueBefore:"15 days")
Beschreibung: <2weeks steht für die nächsten zwei Wochen. Hier werden alle Aufgaben angezeigt die: das Tag "-someday" nicht besitzen, (Aufgaben ohne festen Termin/Zeitpunkt), nicht erledigt wurden und in den nächsten zwei Wochen erledigt werden müssen.

Name: >2weeks
Suchfunktion: not(tag:-someday) (dueAfter:"14 days")
Beschreibung: >2weeks steht für nach zwei Wochen. Hier erscheinen alle Aufgaben die: das Tag "-someday" nicht besitzen und erst in zwei Wochen erledigt werden müssen.

Name: ?someday
Suchfunktion: tag:-someday
Beschreibung: Hier werden alle Aufgaben angezeigt die das Tag: "-someday" haben. Damit hat man eine Übersicht über Aufgaben die noch oder überhaupt keinen Termin haben.

Name: @home
Suchfunktion: tag:@home
Beschreibung: Hier werden alle Aufgaben mit dem Tag: "@home" angezeigt.

Name: @mac
Suchfunktion: tag:@mac
Beschreibung: Hier werden alle Aufgaben mit dem Tag: "@mac" angezeigt.

Name: @outdoor
Suchfunktion: tag:@outdoor
Beschreibung: Hier werden alle Aufgaben mit dem Tag: "@outdoor" angezeigt.

Name: @phone
Suchfunktion: tag:@phone
Beschreibung: Hier werden alle Aufgaben mit dem Tag: "@phone" angezeigt.

Name: @schule
Suchfunktion: tag:@schule
Beschreibung: Hier werden alle Aufgaben mit dem Tag: "@schule" angezeigt.

Ich denke das sollte als kleiner Einblick reichen. Es sind hier eigentlich keine Grenzen gesetzt und jeder kann sich nach belieben Smart Lists erstellen.

RTM Aufgaben im Google Calender anzeigen

Ein weiteres Killerfeature was ich gestern dann noch gefunden habe ist die problemlose Einbindung in den Google Kalender. Man kann hier Problemlos aussuchen welche Liste man in dem Kalender angezeigt haben möchte. Wie das ganze Funktioniert findet man hier: Remember the Milk in Google Kalender einbinden.

Fazit

Ich hatte Remember the Milk vor langer Zeit schon ausprobiert aber das Potential dahinter nicht erkannt und deswegen erstmal wieder auf Eis gelegt. Vor ein paar Wochen kam ich wieder drauf. Was bleibt zu sagen. Mit der iPhone App und dem guten Webinterface hat man eine Killeranwendung und ich überlege ob ich "The Hit List" überhautp noch brauche. Mal schauen wann deren iPhone App kommt und was die kann. Von mir klar die Note 1 für Remember the Milk!